Maksusitoumus lomake – PDF ladattavaksi ilmaiseksi

Maksusitoumus lomake – lataa PDF ilmaiseksi

Kyseessä on asiakirjapohja, jolla kirjataan tiettyä hankintaa tai palvelua koskeva maksusitoumus ja sen ehdot. Ladattava PDF helpottaa tietojen kokoamista ennen hakemuksen käsittelyä sekä auttaa säilyttämään jokaisesta ostosta erillisen kirjallisen merkinnän. Maksusitoumus ja ostettujen tuotteiden kuitit liitetään katastrofirahastoa koskevaan hakemukseen, joka tehdään lomakkeella 5. Jokaiselle liikkeelle kirjoitetaan oma sitoumus, joten samaan asiakirjaan ei yleensä yhdistetä eri myymälöissä tehtyjä hankintoja. Selkeä lomake vähentää puuttuvien tietojen ja epäselvien ostotositteiden riskiä.

Maksusitoumus lomake hankinnan ja hakemuksen tueksi

• Kirjallinen merkintä siitä, mitä hankintaa tai palvelua sitoumus koskee.
• Tilaa ostokohtaisille tiedoille, kuten myymälälle, päivämäärälle ja mahdolliselle viitenumerolle.
• Mahdollisuus kuvata sitoumuksen peruste ja siihen liittyvä hyväksyntä.
• Selkeä rakenne kuitteihin ja muuhun hakemuksen liiteaineistoon yhdistämistä varten.
• Erillinen dokumentti jokaista liikettä tai ostotapahtumaa varten.

PDF kannattaa täyttää huolellisesti ennen asiointia ja tarkistaa, että maksusitoumus vastaa suunniteltua hankintaa. Asiakirjaan merkittyjen tietojen tulee olla yhdenmukaisia kuittien kanssa, jotta hakemuksen käsittelyssä ei synny tarpeetonta selvitystarvetta. Jos ostoksia tehdään useassa liikkeessä, jokaiselle liikkeelle laaditaan oma lomake eikä kaikkia kuitteja liitetä automaattisesti yhden sitoumuksen alle. Valmis asiakirja voidaan tulostaa, allekirjoittaa organisaation käytännön mukaisesti ja liittää katastrofirahastoa koskevaan hakemukseen yhdessä alkuperäisten tai pyydettyjen kuittitietojen kanssa. Ennen lähettämistä on hyvä tarkistaa hankinnan kuvaus, päivämäärät, summat ja liitteet. Näin hakemus muodostaa johdonmukaisen kokonaisuuden, jossa sitoumus ja kuitit tukevat toisiaan.